3. Les finalités des traitements réalisés par le Responsable de Traitement et leur base légale associée
Les Responsables de Traitement traite les Données Personnelles des Personnes Concernées pour les finalités suivantes.
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Finalités
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Base légale
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Durées de
conservation
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Responsable de Traitement
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Gestion des Services
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Gestion des
demandes de réservation des Services du Groupe Beaumier (directement auprès d’un Hotel ou auprès du Groupe Beaumier ou depuis des Sociétés Partenaires)
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Contrat
|
6 (six) mois si la réservation des Services n’aboutit pas et si les Services sont réservés, trois (3) ans en base active et deux
(2) ans en Archivage Intermédiaire
|
Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
|
Gestion des
paiements et dépôt de garantie pour l’ensemble des Services.
|
Contrat
|
Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée trois (3) ans en base active et deux (2) ans en Archivage Intermédiaire
|
Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Gestion des accès aux Services (et notamment hôtellerie, spa, sports, restauration, bar, service en chambre, conciergerie, bagagerie, installations multimédia…)
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Contrat
|
Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée trois (3) ans en base active et deux (2) ans en Archivage Intermédiaire
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Organisations auprès de prestataires tiers pour le compte des Clients (comme la coordination des visites et autres excursions touristiques ; l'organisation de services de taxi, de navette et de chauffeur ; la facilitation des réservations de restaurants et d'évènements)
|
Contrat
|
Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée de trois (3) ans en base active et deux
(2) ans en Archivage Intermédiaire
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Préparation et coordination des évènements conformément aux instructions, aux attentes et aux préférences des Clients
|
Contrat
|
Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée trois (3) ans en base active et deux (2) ans en Archivage Intermédiaire
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Suivi des
consommations (téléphone, bar, PayTv, etc.)
|
Contrat
|
Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée de trois (3) ans en base active et deux
(2) ans en Archivage Intermédiaire
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
|
Informations de santé des Clients ou des Visiteurs nécessaires à la fourniture des
Services et notamment pour les besoins des services de Spa, Sport, Restauration…
|
Consentement
|
Pendant toute la durée du séjour des Clients ou la durée de la prestation pour les Visiteurs
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Suivi de la relation client
|
Enquêtes de satisfaction
|
Intérêt légitime du Responsable de Traitement (amélioration de la qualité des Services)
|
Durée nécessaire pour la réalisation de l'objectif de l'enquête ou jusqu'à l'exercice du droit d'opposition.
|
Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Collecte de commentaires
|
Intérêt légitime du Responsable de Traitement (amélioration de la qualité des Services)
|
Durée nécessaire pour la réalisation de l'objectif de l'enquête ou jusqu'à l'exercice du droit d'opposition.
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Gestion des réclamations
|
Exécution du contrat
|
trois (3) ans en base active et deux (2) ans en Archivage Intermédiaire
En cas de
contentieux, les Données Personnelles sont conservées jusqu’à résolution du
contentieux ou écoulement des délais de prescription.
|
Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Gestion des préférences des Clients non
adhérents du programme fidélité en vue d’une personnalisation des Services (types hébergements, types de formules d’hébergement, préférences alimentaires…)
|
Intérêt légitime
(qualité des Services)
|
A compter de la dernière réservation du Client, trois (3) ans en base active et deux
(2) ans en Archivage Intermédiaire
|
Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Actions de prospection commerciale, (messages publicitaires, jeux concours, parrainage, promotion, etc.).
|
Adressées par le Responsable de Traitement pour des biens ou services analogues à ceux achetés par les Clients, par voie électronique, téléphone ou par voie postale
|
Consentement
|
Jusqu'au retrait du consentement ou Cinq
(5) ans à compter de la date à laquelle le Client a bénéficié des Services, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois ou si plus court, jusqu’à opposition.
|
Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Adressées par le Responsable de Traitement pour des biens ou services non analogues à ceux achetés par les Clients, par voie électronique, téléphone ou par voie postale
|
Consentement (voir art. L. 34-5 du CPCE)
|
Jusqu'au retrait du consentement ou cinq
(5) ans à compter de la date à laquelle le Client a bénéficié des Services, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.
|
Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Tenue de la comptabilité et autres obligations comptables, fiscales, etc.
|
Respect d’une obligation légale de conservation des données (par exemple, l’obligation de
s'assurer de l'identité de la personne en
demandant la
fourniture d'un justificatif d'identité)
|
Sous la forme d’Archivage Intermédiaire : durée légale de conservation (par exemple, obligation comptable de 10 ans).
|
Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Mesures de sécurité
|
Surveillance active des lieux de réalisation des
Services pour
assurer une prévention, une intervention et une documentation adéquates des
incidents (y
compris la vidéosurveillance)
|
Intérêts légitimes du Responsable de Traitement (Protection des Clients et Visiteurs)
|
1 mois à compter de la collecte des informations.
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Répondre aux accidents et aux urgences médicales et autres sur place, les traiter et les documenter (y
compris en
facilitant les
services des
médecins sur
place) et
demander une
|
Obligations légales
|
1 mois à compter de la collecte des informations.
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
|
assistance auprès des services d'urgence, etc.
|
|
|
|
|
Gestion interne de la liste des Clients ayant eu un comportement inapproprié lors de l’utilisation des Services (agressions et
incivilités, non- respect du contrat hôtelier, non- respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou
incidents de règlement).
|
Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Gestion des Services)
|
Trois (3) ans à compter du fait générateur litigieux, puis deux (2) ans en Archivage Intermédiaire.
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Fiche individuelle de police à des fins de prévention des troubles à l'ordre public, d'enquêtes judiciaires et de recherche dans l'intérêt des personnes pour les Clients étrangers
|
Obligations légales
|
Six (6) mois
|
Hotels du Groupe Beaumier
|
|
Utiliser les services nécessaires pour rechercher l’identité́ des personnes bénéficiant des Services en cas d’évènements graves impactant les lieux de
réalisation des Services concernés (catastrophes naturelles, attentats, etc.)
|
Traitement nécessaire pour la protection des intérêts vitaux des Clients.
|
Pour la durée de l’évènement augmentée d’une durée d’un (1) an
|
Hotels du Groupe Beaumier
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Les opérations exposées ci-après ne servent pas à conduire à l'établissement de profils susceptibles de faire apparaître des Données Personnelles dites sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé et ne servent pas non plus, en particulier le test de personnalité, à produire des décisions automatisées de la part du Responsable de Traitement.
3. Les finalités des traitements réalisés par le Responsable de Traitement et leur base légale associée
Les Responsables de Traitement traite les Données Personnelles des Personnes Concernées pour les finalités suivantes.
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Finalités
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Base légale
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Durées de
conservation
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Responsable de Traitement
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Gestion des Services
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Gestion des
demandes de réservation des Services du Groupe Beaumier (directement auprès d’un Hotel ou auprès du Groupe Beaumier ou depuis des Sociétés Partenaires)
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Contrat
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6 (six) mois si la réservation des Services n’aboutit pas et si les Services sont réservés, trois (3) ans en base active et deux
(2) ans en Archivage Intermédiaire
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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Gestion des
paiements et dépôt de garantie pour l’ensemble des Services.
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Contrat
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Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée trois (3) ans en base active et deux (2) ans en Archivage Intermédiaire
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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Gestion des accès aux Services (et notamment hôtellerie, spa, sports, restauration, bar, service en chambre, conciergerie, bagagerie, installations multimédia…)
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Contrat
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Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée trois (3) ans en base active et deux (2) ans en Archivage Intermédiaire
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Hotels du Groupe Beaumier
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Organisations auprès de prestataires tiers pour le compte des Clients (comme la coordination des visites et autres excursions touristiques ; l'organisation de services de taxi, de navette et de chauffeur ; la facilitation des réservations de restaurants et d'évènements)
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Contrat
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Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée de trois (3) ans en base active et deux
(2) ans en Archivage Intermédiaire
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Hotels du Groupe Beaumier
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Préparation et coordination des évènements conformément aux instructions, aux attentes et aux préférences des Clients
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Contrat
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Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée trois (3) ans en base active et deux (2) ans en Archivage Intermédiaire
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Hotels du Groupe Beaumier
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Suivi des
consommations (téléphone, bar, PayTv, etc.)
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Contrat
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Pendant la durée d’utilisation des Services par le Client augmentée d’une durée de trois (3) ans en base active et deux
(2) ans en Archivage Intermédiaire
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Hotels du Groupe Beaumier
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Informations de santé des Clients ou des Visiteurs nécessaires à la fourniture des
Services et notamment pour les besoins des services de Spa, Sport, Restauration…
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Consentement
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Pendant toute la durée du séjour des Clients ou la durée de la prestation pour les Visiteurs
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Hotels du Groupe Beaumier
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Suivi de la relation client
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Enquêtes de satisfaction
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Intérêt légitime du Responsable de Traitement (amélioration de la qualité des Services)
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Durée nécessaire pour la réalisation de l'objectif de l'enquête ou jusqu'à l'exercice du droit d'opposition.
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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Collecte de commentaires
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Intérêt légitime du Responsable de Traitement (amélioration de la qualité des Services)
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Durée nécessaire pour la réalisation de l'objectif de l'enquête ou jusqu'à l'exercice du droit d'opposition.
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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Gestion des réclamations
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Exécution du contrat
|
trois (3) ans en base active et deux (2) ans en Archivage Intermédiaire
En cas de
contentieux, les Données Personnelles sont conservées jusqu’à résolution du
contentieux ou écoulement des délais de prescription.
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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|
Gestion des préférences des Clients non
adhérents du programme fidélité en vue d’une personnalisation des Services (types hébergements, types de formules d’hébergement, préférences alimentaires…)
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Intérêt légitime
(qualité des Services)
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A compter de la dernière réservation du Client, trois (3) ans en base active et deux
(2) ans en Archivage Intermédiaire
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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Actions de prospection commerciale, (messages publicitaires, jeux concours, parrainage, promotion, etc.).
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Adressées par le Responsable de Traitement pour des biens ou services analogues à ceux achetés par les Clients, par voie électronique, téléphone ou par voie postale
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Consentement
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Jusqu'au retrait du consentement ou Cinq
(5) ans à compter de la date à laquelle le Client a bénéficié des Services, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois ou si plus court, jusqu’à opposition.
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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Adressées par le Responsable de Traitement pour des biens ou services non analogues à ceux achetés par les Clients, par voie électronique, téléphone ou par voie postale
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Consentement (voir art. L. 34-5 du CPCE)
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Jusqu'au retrait du consentement ou cinq
(5) ans à compter de la date à laquelle le Client a bénéficié des Services, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois.
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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Tenue de la comptabilité et autres obligations comptables, fiscales, etc.
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Respect d’une obligation légale de conservation des données (par exemple, l’obligation de
s'assurer de l'identité de la personne en
demandant la
fourniture d'un justificatif d'identité)
|
Sous la forme d’Archivage Intermédiaire : durée légale de conservation (par exemple, obligation comptable de 10 ans).
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Groupe Beaumier &
Hotels du Groupe Beaumier
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Mesures de sécurité
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Surveillance active des lieux de réalisation des
Services pour
assurer une prévention, une intervention et une documentation adéquates des
incidents (y
compris la vidéosurveillance)
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Intérêts légitimes du Responsable de Traitement (Protection des Clients et Visiteurs)
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1 mois à compter de la collecte des informations.
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Hotels du Groupe Beaumier
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Répondre aux accidents et aux urgences médicales et autres sur place, les traiter et les documenter (y
compris en
facilitant les
services des
médecins sur
place) et
demander une
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Obligations légales
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1 mois à compter de la collecte des informations.
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Hotels du Groupe Beaumier
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assistance auprès des services d'urgence, etc.
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Gestion interne de la liste des Clients ayant eu un comportement inapproprié lors de l’utilisation des Services (agressions et
incivilités, non- respect du contrat hôtelier, non- respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou
incidents de règlement).
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Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Gestion des Services)
|
Trois (3) ans à compter du fait générateur litigieux, puis deux (2) ans en Archivage Intermédiaire.
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Hotels du Groupe Beaumier
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|
Fiche individuelle de police à des fins de prévention des troubles à l'ordre public, d'enquêtes judiciaires et de recherche dans l'intérêt des personnes pour les Clients étrangers
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Obligations légales
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Six (6) mois
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Hotels du Groupe Beaumier
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|
Utiliser les services nécessaires pour rechercher l’identité́ des personnes bénéficiant des Services en cas d’évènements graves impactant les lieux de
réalisation des Services concernés (catastrophes naturelles, attentats, etc.)
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Traitement nécessaire pour la protection des intérêts vitaux des Clients.
|
Pour la durée de l’évènement augmentée d’une durée d’un (1) an
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Hotels du Groupe Beaumier
|
Les opérations exposées ci-après ne servent pas à conduire à l'établissement de profils susceptibles de faire apparaître des Données Personnelles dites sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé et ne servent pas non plus, en particulier le test de personnalité, à produire des décisions automatisées de la part du Responsable de Traitement.
